Dienstag, 7. Februar 2012
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Aufbewahrungsfristen
Rechtliche Aufbewahrungspflichten
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).
Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:
- Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
- Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG)
- Zivilrecht (BGB, ZPO)
- Aktiengesetz (AktG)
- Banken- und Versicherungsgesetz
- Beamtenrecht
- Röntgenverordnung (RöV)
- Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV)
- Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)
Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen
Die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein.
Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt.
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen
Im folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gemäß der Abgabenordnung (§147) mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.
Aufbewahrungfristen von A-Z
In der folgende Tabelle finden Sie
- in Spalte 1 das jeweilige Dokument,
- in Spalte 2 die gesetztliche Aufbewahrungfrist in Jahren
- und in Spalte 3 die Unterlagen des Jahrganges der ab dem 01. Januar 2009 vernichtet werden kann.
Aufbewahrungsfristen A
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen | 6 | 2002 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | - |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2002 |
| Anlagevermögen | 10 | 1998 |
| Anlageverzeichnisse | 10 | 1998 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2002 |
| Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen B
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | 1998 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 1998 |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 | 1998 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2002 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 | 1998 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 1998 |
| Betriebstagebücher (EfbV) | 5 | 2003 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Bilanzen | 10 | 1998 |
| Bilanzen und Bilanzanlagen | 10 | 1998 |
| Buchungsanweisungen | 10 | 1998 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 | 2002 |
Aufbewahrungsfristen D
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Darlehensunterlagen | 10 | 1998 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 1998 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2002 |
| Debitorenbuchhaltung | 10 | 1998 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 | 1998 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2002 |
Aufbewahrungsfristen E
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) | 10 | 1998 |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 1998 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 1998 |
| E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt | 10 | 1998 |
| Essenmarkenabrechnungen | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen F
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Frachtbriefe | 10 | 1998 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen G
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10 | 1998 |
| Gehaltslisten | 10 | 1998 |
| Geschäftsberichte | 10 | 1998 |
| Geschäftsbriefe | 6 | 2002 |
| Geschenknachweise | 10 | 1998 |
| Gesellschafterversammlung/-beschlüsse, Protokolle und sonstige Unterlagen | 10 | 1998 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 | 1998 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 1998 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 1998 |
| Gutachten | 10 | 1998 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen H
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Handelsbriefe | 6 | 2002 |
| Handelsbücher | 10 | 1998 |
| Hauptbücher | 10 | 1998 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen I
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Inkassobücher, -karteien, quittungen | 10 | 1998 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 1998 |
| nventurunterlagen für Bilanzierungszwecke | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen J
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Jahresabschluss | 10 | 1998 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 1998 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen K
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Kassenberichte | 10 | 1998 |
| Kassenbücher und Kassenblätter | 10 | 1998 |
| Kassenzettel | 10 | 1998 |
| Kontenpläne und Kontenänderungen | 10 | 1998 |
| Kontoauszüge | 10 | 1998 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 1998 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 1998 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen L
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Lastschriftanzeigen | 10 | 1998 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Lohnkontenarten | 10 | 1998 |
| Lohnlisten | 10 | 1998 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen M
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Mahnvorgänge | 6 | 2002 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 1998 |
| Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2002 |
Aufbewahrungsfristen N
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Nebenbücher | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen O
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Offenbarungseidanträge | 6 | 2002 |
Aufbewahrungsfristen P
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Pachtverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2002 |
| Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents | 6 | 2002 |
| Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1978 |
| Pensionskassenunterlagen | 10 | 1998 |
| Personalunterlagen (Unterlagen über) | 6 | 2002 |
| Pfändungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 1998 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | 1998 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen Q
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 1998 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen R
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Rechnungen und Rechnugsunterlagen | 10 | 1998 |
| echtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 | 2002 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 1998 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen S
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Saldenbilanzen | 10 | 1998 |
| Saldenlisten | 10 | 1998 |
| Scheckunterlagen und Wechselunterlagen | 10 | 1998 |
| Schriftwechsel | 6 | 2002 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 | 2002 |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 | 2002 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 1998 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 10 | 1998 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 | 1978 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV) | 30 | 1978 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 | 1978 |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 | 1978 |
Aufbewahrungsfristen T
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Telefonkostennachweise | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen U
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Überstundenlisten | 10 | 1998 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen V
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Vermögensverzeichnis | 10 | 1998 |
| Versandunterlagen und Frachtunterlagen | 10 | 1998 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 1998 |
| VwL-Unterlagen | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen W
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher | 10 | 1998 |
| Wechsel | 10 | 1998 |
Aufbewahrungsfristen Z
| Dokument | Frist | Jahrgang |
|---|---|---|
| Zessionen | 6 | 2002 |
| Zinsabrechnungen | 6 | 2002 |
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