Aktenvernichtung

Aktenvernichtung

Wenn Sie als Unternehmensverantwortlicher personenbezogene Daten Ihrer Firma (z. B. alte Akten, aber auch ausrangierte und defekte Datenträger) durch ein fremdes Dienstleistungsunternehmen (Auftragnehmer) vernichten lassen wollen, so bleiben Sie datenschutzrechtlich (§ 11 Bundesdatenschutzgesetz BDSG) dennoch weiterhin in der Verantwortung. Sie sind verpflichtet den Datenvernichtungsbetrieb (Auftragnehmer) sorgfältig auszuwählen und dabei besonderes Augenmerk auf seine Sicherheitsvorkehrungen zu legen. Der Auftrag ist schriftlich zu erteilen und muss insbesondere klare Aussagen über folgende Teilbereiche enthalten:

• Spezifizierung der Datenvernichtung z.B. Sicherheitsstufe nach DIN 32757

• Darstellung der beim Auftragnehmer vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit sowie

• Festlegung etwaiger Unterauftragsverhältnisse (Subunternehmer)

• Der Auftragnehmer darf die Daten nur im Rahmen dieser sogenannten "Weisungen" des Auftraggebers verarbeiten, d.h. in diesem Zusammenhang transportieren, vernichten und entsorgen.

Aktenvernichtung mit Vernichtungszertfikat nach BSDG

Beim Kooperationspartner der BSG-Wüst Data Security GmbH werden Akten mittels eines speziellen Schneidgranulators rückinformationssicher nach genormten Regularien vernichtet. Selbstverständlich erhält der Auftraggeber nach Abschluß der Vernichtungsaktion ein Vernichtungszertifikat nach BDSG.

Sicherheitsstufen Aktenvernichtung nach DIN 32757

Eine Übersicht über die Sicherheitsstufen Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung nach DIN 32757 können Sie sich hier als PDF herunterladen.

BSI Empfehlungen

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)  hat im IT Grundschutzkatalog unter der Rubrik "Maßnahmenkataloge/Organisation neben den "Empfehlungen für die Vernichtung von Datenträgern" auch Empfehlungen für die Vernichtung von Papierdokumenten veröffentlicht.

Aufbewahrungsfristen für Ihre Akten

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen, es gibt aber auch steuerliche Gründe zur Aufbewahrung. Eine Liste aufbewahrungspflichtiger Unterlagen finden Sie unter Aufbewahrungsfristen.