Aufbewahrungsfristen

Rechtliche Aufbewahrungspflichten

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).

Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
  • Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG)
  • Zivilrecht (BGB, ZPO)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung (RöV)
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV)
  • Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein.

Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Im folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gemäß der Abgabenordnung (§147) mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Aufbewahrungfristen von A-Z

In der folgende Tabelle finden Sie

  • in Spalte 1 das jeweilige Dokument,
  • in Spalte 2 die gesetztliche Aufbewahrungfrist in Jahren
  • und in Spalte 3 die Unterlagen des Jahrganges der ab dem 01. Januar 2009 vernichtet werden kann.

Aufbewahrungsfristen A

Dokument Frist Jahrgang
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 6 2002
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 -
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6 2002
Anlagevermögen 10 1998
Anlageverzeichnisse 10 1998
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 2002
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 1998

Aufbewahrungsfristen B

Dokument Frist Jahrgang
Bankauszüge, Bankbelege 10 1998
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 1998
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 1998
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 1998
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 2002
Beteiligungsunterlagen 10 1998
Betriebsabrechnungsbögen 10 1998
Betriebskostenabrechnungen 10 1998
Betriebstagebücher (EfbV) 5 2003
Bewirtungsunterlagen 10 1998
Bilanzen 10 1998
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 1998
Buchungsanweisungen 10 1998
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 6 2002

Aufbewahrungsfristen D

Dokument Frist Jahrgang
Darlehensunterlagen 10 1998
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 1998
Dauerauftragsunterlagen 6 2002
Debitorenbuchhaltung 10 1998
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 1998
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 2002

Aufbewahrungsfristen E

Dokument Frist Jahrgang
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 10 1998
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege) 10 1998
Einheitswertunterlagen 10 1998
E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt 10 1998
Essenmarkenabrechnungen 10 1998

Aufbewahrungsfristen F

Dokument Frist Jahrgang
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 1998
Frachtbriefe 10 1998
Freistempelabrechnungen 10 1998

Aufbewahrungsfristen G

Dokument Frist Jahrgang
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 10 1998
Gehaltslisten 10 1998
Geschäftsberichte 10 1998
Geschäftsbriefe 6 2002
Geschenknachweise 10 1998
Gesellschafterversammlung/-beschlüsse, Protokolle und sonstige Unterlagen 10 1998
Gewinn- und Verlustrechnung 10 1998
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10 1998
Gründungsakten der Gesellschaft 10 1998
Gutachten 10 1998
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 1998

Aufbewahrungsfristen H

Dokument Frist Jahrgang
Handelsbriefe 6 2002
Handelsbücher 10 1998
Hauptbücher 10 1998
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10 1998

Aufbewahrungsfristen I

Dokument Frist Jahrgang
Inkassobücher, -karteien, quittungen 10 1998
Inventare, Inventarnachweise 10 1998
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 1998

Aufbewahrungsfristen J

Dokument Frist Jahrgang
Jahresabschluss 10 1998
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 1998
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 1998

Aufbewahrungsfristen K

Dokument Frist Jahrgang
Kassenberichte 10 1998
Kassenbücher und Kassenblätter 10 1998
Kassenzettel 10 1998
Kontenpläne und Kontenänderungen 10 1998
Kontoauszüge 10 1998
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 1998
Kostenträgerrechnungen 10 1998
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 1998
Kreditorenbuchhaltung 10 1998

Aufbewahrungsfristen L

Dokument Frist Jahrgang
Lastschriftanzeigen 10 1998
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 1998
Lohnkontenarten 10 1998
Lohnlisten 10 1998
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 1998

Aufbewahrungsfristen M

Dokument Frist Jahrgang
Mahnvorgänge 6 2002
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 1998
Mietverträge (nach Vertragsende) 6 2002

Aufbewahrungsfristen N

Dokument Frist Jahrgang
Nebenbücher 10 1998

Aufbewahrungsfristen O

Dokument Frist Jahrgang
Offenbarungseidanträge 6 2002

Aufbewahrungsfristen P

Dokument Frist Jahrgang
Pachtverträge (nach Vertragsende) 6 2002
Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents 6 2002
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 1978
Pensionskassenunterlagen 10 1998
Personalunterlagen (Unterlagen über) 6 2002
Pfändungsunterlagen 10 1998
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 1998
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 1998
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 1998

Aufbewahrungsfristen Q

Dokument Frist Jahrgang
Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 1998
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10 1998

Aufbewahrungsfristen R

Dokument Frist Jahrgang
Rechnungen und Rechnugsunterlagen 10 1998
echtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 6 2002
Reisekostenabrechnungen 10 1998
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 1998

Aufbewahrungsfristen S

Dokument Frist Jahrgang
Saldenbilanzen 10 1998
Saldenlisten 10 1998
Scheckunterlagen und Wechselunterlagen 10 1998
Schriftwechsel 6 2002
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 6 2002
Sozialversicherungsunterlagen 6 2002
Spendenbescheinigungen 10 1998
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 1998
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30 1978
Strahlenschutzbelehrungen (RöV) 30 1978
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1978
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1978

Aufbewahrungsfristen T

Dokument Frist Jahrgang
Telefonkostennachweise 10 1998

Aufbewahrungsfristen U

Dokument Frist Jahrgang
Überstundenlisten 10 1998
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 1998

Aufbewahrungsfristen V

Dokument Frist Jahrgang
Vermögensverzeichnis 10 1998
Versandunterlagen und Frachtunterlagen 10 1998
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 1998
VwL-Unterlagen 10 1998

Aufbewahrungsfristen W

Dokument Frist Jahrgang
Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher 10 1998
Wechsel 10 1998

Aufbewahrungsfristen Z

Dokument Frist Jahrgang
Zessionen 6 2002
Zinsabrechnungen 6 2002

 

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